База знаний студента. Реферат, курсовая, контрольная, диплом на заказ

    Проект выполнен:                                   Руководитель проекта:

    Всеволод Украинский,                            Профессор Разумов О.С.

    ИИ-102

            Реферат

              тема: «Автоматизация конторского труда»

    дисциплина: «Теория системного управления»

                                Москва, 1994 год

    Московский Международный Университет Бизнеса и Информационных Технологий

Специальность:  «Международный информационный бизнес»

              Тема:  «Автоматизация конторского труда»

Объект рассмотрения - процесс обработки документов в типовой фирме

информационного бизнеса;

Основные вопросы для разработки:

          1. Особенности автоматизации конторского труда

          (отличие от предприятий);

          2. Новая технология обработки данных (комплексная);

          3. Оборудование для обработки данных

          («ввод-процесс-вывод» на базе ПЭВМ).

Графические материалы:

          1. Основные маршруты документов в офисе фирмы;

          2. Технологический процесс обработки данных в конторе фирмы

          (на базе ПЭВМ).

Цель проекта: Изучить особенности автоматизации документообработки в офисе (конторе) при комплексной обработке данных на базе ПЭВМ.

§1. Что такое автоматизация

(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)

   Термин  «автоматизация»  стал  появляться в печати вскоре  после конца  второй  мировой  войны,  однако  это слово не  нашло  места в

словарях до конца 50-х годов.  Затем,  этому термину  было дано уни-

версальное,  на  мой взгляд  определение:  «автоматически  контроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих устройств».  Эта характеристика охватывает автома-

тизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

   Этот  термин был  впервые  употреблён в 1947 г.  Д. С. Хардером из

«Форд мотор компани»  на заседании,  посвящённом планировке и обо-

рудованию нового завода.  После этого термин  «автоматизация» сразу

же  был признан в качестве удобного выражения для  автоматических

устройств  и стал  общеупотребительным  в автомобильной и  металло-

обрабатывающей промышленности.  Далее этот  термин  стал  употреб-

ляться практически во всех  сферах производства, а что касается при-

менения  этого слова в  связи с  обработкой  данных  и  канцелярской

работой, то  первый человек,  который якобы употребил его, был Джон

Диболд из компании «Джон Диболд».

   В настоящее время,  благодаря интенсивному  развитию компьютер-

ной технологии, автоматизация производство  используется практичес-

ки всюду,  как в промышленной сфере,  так так и в конторах (офисах).

В следующих  параграфах  рассматривается автоматизация в конторах

и  подчеркивается  её  отличие  от  автоматизации на  промышленных предприятиях:  комплексная обработка информации (КОИ),  обработка

данных  с  помощью  ПЭВМ,  автоматизированная  обработка  данных

(АОД) и современные методы обработки  данных (СОД),  степень авто-

матизации, оценка используемого оборудования и достижения в техно-

логии обработки данных.

§2. Автоматизация в конторах и на предприятиях

(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях)

   Автоматизация  на заводе или на фабрике влечет  за собой «контро-

лируемое действие аппарата или машины».  Это значит,  что для регу-

лирования  и контроля за  действиями  машины используются различ-

ные электронные или механические устройства.  Автоматизированный

завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизированным.  На

фабрике, где в течение длительного времени все работы  выполнялись

машинами,  во главу угла  ставится  совершенствование оборудования

или машин.

   Напротив,  автоматизация  в  конторе  зависит  главным образом от

контролируемого действия самой системы по обработке офисных до-кументов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации,  необходимо прежде

всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем,

потому что  без предварительного анализа  и наведения порядка в сис-

темах и методах  работы переход к  автоматизации попросту привел

бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

   Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: сис-

тема - это «серия функций, действий или операций, ведущих к жела-

емому результату», в то время как метод представляет собой «дейст-

сия системы в её деталях». Основная цель,  которая привела  к созда-

нию  системы  комплексной  обработки информации,  состояла  в том,

чтобы  найти эффективные и дешевые средстваили метод  упрощения

и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже

на использование так называемых «процедур» во многих языках прог-

раммирования,  когда одна  и та же процедура может  использоваться

по ходу программы неограниченное  число раз и при этом  её тело на-

писанно только один  раз.  Используя наиболее  краткое  определение,

комплексная  обработка  информации является средством «упрощения

и  ликвидации повторяющихся  канцелярских операций,  совершаемых

вручную». Система  комплексной  обработки  информации  в  отдельно взятой компании должна  предназначаться для удовлетворения  специ-альных нужд этой  компании, которые в свою  очередь  определят  по-требность в  оборудовании или в различных комбинациях используемо-

го оборудования.

   Комплексная обработка информации в полном смысле слова являет-

ся  той главной идеей,  которая лежит в основе  понятия систем и без которой  автоматизация конторского  труда и применение технических средствдля обработки данных в конторе были бы невозможны. Безус-

ловно,  комплексная обработка  не  представляет собой  совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже-

нии автоматичности.  КОИ даёт  логическую основу  для обработки по-

тока коммерческих данных.  Благодаря этому появляется возможность

установить  в офисе  ПЭВМ  и «нагрузить» машину выполнением этой

работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка

информации  есть первый шаг к  автоматизации,  без использования

КОИ  не могло бы  быть достигнуто  подлинной  автоматизации канце-

лярской работы.  Говоря попросту,  в конторском труде  (обработке до-

кументов, подсчету,  распределению прибылей etc.)  используются пов-торяющиеся  операции,  для которых может  быть найден «общий мно-

житель». При этом такой процесс может быть автоматизирован.

   Автоматизация  в конторе не  является синонимом  вычислительной

машин или  любого типа  быстродействующего оборудования для обра-

ботки данных.  Вычислительная машина  (ПЭВМ)  представляет собой

механизм или устройство, которое позволяет  применить методы комп-

лексной обработки информации в любой компании независимо  от сло-

жности и размеров её операций.

§3. Новая технология обработки данных

(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных)

   Как было сказанно в §2,  новые  достижения  в процессе  обработки данных стали  возможны лишь в результате двух огромнейших техни-

ческих достижений - комплексной обработки информации и изобрете-

нию  быстродействующих  электронно-вычислительных  машин.   Эти

два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответствен-

ных  руководителей  (менеджеров)  фирм  уделять  больше  внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.

   Итак,  комплексная  обработка  информации связанна как с автома-тизацией  конторского труда, так и с  обработкой  данных с  помощью

ЭВМ.  Попробуем дать определение зтому термину:

Комплексная обработка информации  представляет  собой эффек-

тивный способ получения скоординированного и  непрерывного потока

важных данных, необходимых  руководству для принятия каких-либо решений,  контролю и планированию.  Другое определение, рассматри-вает комплексную обработку информации «как процедуру, с помощью

которой информация может быть зафиксированна на магнитной ленте

или  карте с тем,  чтобы  она  неоднократно  могла  воспроизводиться

полностью или частично на различных машинах, пригодных для рабо-

ты с лентами или картами*, на которых находится информация».  Это определение очень  похоже  на данное  в §2  определение  процедуры

(функции)  алгоритмических  языков.   Это  определение  показывает существенное  различие  между  КОИ  и  традиционными  методами

обработки . Это определение связанно с процессами выполнения рабо-

ты,  то есть с  системой.  Что касается первого  определения,  то оно представляет КОИ как идею, а не как систему. Необходимо заметить, что этот  термин является  старейшим,  возникшим  в  коммерческой терминологии до  изобретения  вычислительных машин, для обозначе-

ния как идеи, так и системы, основанной на этой идее.

   Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упор на один элемент,

используемый  для достижения  целей КОИ,  -  реальную  экономию

времени  и труда.  Этот  термин стал  широко употребим лишь после

того  как  деловой  мир  стал  применять  компьютеры,   потому  что

нельзя вести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплекс-ной системы,  которая в свою очередь  использует необходимое обору-дование,  большинство  компонентов которого  является электронным

Автоматизированная обработка данных и обработка данных современ-ными методами являются более широкими понятиями. Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных, используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запомина-

ющее устройство - это могут  быть накопители  на гибких или жестс-

ких магнитных дисках, ячейки в «чипах» электронной памяти (ленты,

——————

   * В настоящее время вместо накопителей на  магнитных  лентах  и

перфокартах,  используются  накопители  на дисках (НМД) и (НГМД)

перфокарты  и барабаны из-за невысокого быстродействия,  громоздс-кости, неэффективности и неспособности  хранить много информации, потихоньку  отживают свой  век).  Эти  центры  по-видимому  исполь-

зуют  термины  автоматизированная обработка данных  и обработ-

ка данных современными методами.

Влияние новых достижений.

Введение автоматизации  в конторах  в некоторых  отношениях предс-

тавляет  собой процесс  роста  промышленной стандартизации  с пере-

несением места действия из цеха в контору.

   В 1955, как отмечал журнал «Dun's Review»,  в котором были  опуб- ликованны результаты  научно-технического исследования,  управляю-щие  конторами шли «в направлении электронной эры». При таком об-следовании эксперты обнеружили,  что лишь  немногие компании при-меняли эффективные методы конторской работы.  Менее половины из них  измеряли  производительность  канцелярского труда,  32% имели программу  контроля  методов  записей и форм, 25% имели программу

изучения методов работы конторы и только 4%  применяли  схемы по-

следовательности операций.

   Но начиная с 1954  происходит резкий рост автоматизации конторс-кого труда.  200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле.  В конце 1962 года использо-

валось уже более 11 тысяч вычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч.

   Из сводок, опубликованных компанией «McKinsey», которая в нача-

ле 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ:

«фактически трудно найти  крупную корпорацию,  которая не имеет и

не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной ма-шиной»,  и также «становится все трудней  найти среднюю  и мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных устано-

вок или не пользуется  время от  времени  услугами бюро электронно-вычислительных машин».

Степень автоматизации. В конторе, как и на промышленном предпри-ятии,  существуют  разные  степени автоматизации.  Среди  систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже:

Система                Степень            Материалы и используемое

                        автоматизации      оборудование

Ручная                           низшая               карандаш и бумага, пишущие

канцелярская                                             машинки.

                                                                                  

Машины, приводимые        средняя               клавишные, бухгалтерские   

в действие человеком                                  машины, арифмометры и клавишные

                                                             счетные машины.

Машины, производящие      средняя              перфокарта и машина, выполняющие

отдельные записи                                      одну функцию.

Машины, выполняющие      высокая              Электронные машины, обрабатываю-

многие функции.                                        щие данные с магнитной ленты или

                                                             магнитного барабана*

* В настоящее время машины, использующие магнитные ленты и бара-

баны не используются в конторах и оффисах ввиду низкого быстродей-

ствия при считывании и записи информации. Эти накопители постепен-но отживают свой срок, уступая место более современным накопителям

(на ГМД и МД типа «винчестер»).

Отношение конторского оборудования  к рабочей силе и производитель-ность этого оборудования есть показатель степени автоматизации.

   Электронно-вычислительные машины были созданны для того чтобы

минимизировать ручной труд. Минимальное количество ручного труда-

вот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки маши-на есть машина, и она не может обрабатывать «сырую информацию», в

неизвесном формате.  Поэтому если компания планирует покупку и ус-тановку вычислительной техники,  то ответственный  руководитель дол-

жен прежде всего определить зачем нужна эта машина - предваритель-

но спланировать вид задач,  который будет решаться на на этом компь-

ютере. Планирование заключается программировании машины - состав-

ления специализированного пакета программ,  для работы компьютера в

данной отрасли (в  конкретной  деятельности компании).  Я считаю, что также должен быть разработанно распоряжение ответственного руково-дителя о «машинном времени», технике безопасности, уходом и провер-

кой машины К сожалению, среди российских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем месте используют машину для своих собственных целей и  нужд (отправить факс за счет фирмы, связывать-ся по модему с лицами,  не имеющими отношения  к деятельности фир-мы), либо,  что вообще удивительно,  использовать ПЭВМ  для развлече-ния,  компьютерных игр.  В этом случае  менеджеру фирмы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины в офисе.

    Посетив США, Я увидел много интересных вещей на предмет авто-матизации конторского труда. Все конторы и фирмы используют вычис-

лительную технику для автоматизации труда. Все, от кассового аппара-

та до ATM (Automatic Teller Machine - «электронный банкир» - автомат, предназначенный для обслуживания вкладчиков по системе магнитных

карточек). В любом офисе американской фирмы, служащий был бы уво-

лен, если бы он в рабочее время воспользовался компьютером для своих

личных нужд

    Проект выполнен:                                   Руководитель проекта:     Всеволод Украинский,                            Профессор Разумов О.С.     ИИ-102             Реферат               тема: «Автоматиза

 

• 14:21 05 Июля 2016
  Российско-китайский медуниверситет откроет магистерскую программу по TCM
• 01:21 05 Июля 2016
  На форуме МГУ Россия и Китай обсудят научно-образовательное сотрудничество
• 11:00 04 Июля 2016
  Реморенко: "ЕГЭ-туризм" в России сходит на нет
• 10:52 04 Июля 2016
  Летняя российско-австрийская школа откроется в Москве
• 15:31 01 Июля 2016
  В СПбГУ могут воссоздать географический факультет

Заказать уникальную работу